Aktuelles zur GoBD

Anforderungen, Neuerungen und Aktuelles rund um die GoBD. Hier erfahren Sie alles rund um das Thema Verfahrensdokumentation.

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GoBD – Das BMF hat die GoBD endlich überarbeitet und wieder veröffentlicht GoBD Data Online | 13.01.2020

Fast unbemerkt von Unternehmen und Steuerberatern hat das Bundesministerium für Finanzen die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD)“ in 2019 überarbeitet und am 28. November 2019 in der zweiten Fassung veröffentlicht. Die Neufassung der GoBD ist die Antwort auf die fortschreitende Digitalisierung in den Unternehmen im Bereich der kaufmännischen und steuerlich relevanten Daten und der Versuch der Finanzverwaltung hier Richtlinien für die digitale Buchhaltung zu formulieren. Während die erste Fassung vom 28. November 2014 hier schon konkreter Stellung zu der Frage „Was sind steuerlich relevante Daten und wie müssen diese Aufbewahrt und verarbeitet werden“ gegeben hat, so schließt die Neufassung in 2019 diverse Grauzonen. Was wurde in der Neufassung konkretisiert?

  • Bildliche Erfassung von Papierdokumenten – hier wurde Stellung zur Verarbeitung von Papierdokumenten mit Smartphones, Scannern und der Vernichtung dieser Dokumente genommen
  • Cloudsysteme – bei der Digitalisierung von Unterlagen und deren Aufbewahrung müssen Unternehmen nun verstärkt darauf achten, wo die Server stehen, die zur Speicherung benutzt werden. Stehen Server im Ausland, so müssen hier entsprechende Anträge gestellt werden, dass die Buchhaltung und Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen im Ausland erfolgen darf
  • Schnittstellen und Übergabe von Buchungs- und Belegdaten – Bei vielen Schnittstelen werden die Belegdaten ohne entsprechendes Briefpapier aus der Warenwirtschaft an die Finanzbuchhaltung übergeben. In der Buchhaltung ist ein Beleg zur Buchung ohne die entsprechenden Mindestangaben auf einer Rechnung hinterlegt. Hier reicht es nun, dass das entsprechende Briefpapier und AGBs in der jeweils gültigen Fassung in der Verfahrensdokumentation hinterlegt wird.
  • Die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt einem sachkundigen Dritten die it-gestützten kaufmännischen Prozesse innerhalb des Unternehmens und deren Absicherung gegen Verlust und Verfälschung
  • Laut GoBD müssen buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige eine Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig (auch in der Historie) und schlüssig ersichtlich sind:
  • Eine Beschreibung des Unternehmens nebst Rechnungslegungsvorschriften
  • Die Beschreibung der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme (z.B. in einem kurzen Ablaufdiagramm oder einer Checkliste)
  • eine Anwenderdokumentation, das heißt, es müssen die Prozessschritte im Unternehmen dargestellt werden nebst der jeweils gültigen Dokumentation (Handbücher bzw. Gebrauchsanweisungen der Haupt-, Vor- und Nebensysteme)

eine technische Systemdokumentation (hier sind Details zu der verwendeten Hard- und Software zu erfassen, und zwar inklusive einer Übersicht zur Historie der eingesetzten Programme und Schnittstellen)

Die Verfahrensdokumentation ist die Grundlage für den Betriebsprüfer sich einen Überblick über das entsprechende Unternehmen zu verschaffen. Bei einer Verfahrensdokumentation sind verschiedene Partner für den Inhalt verantwortlich. Die Pflege der Hard- und Software gehört genauso dazu wie z. B. ein Steuerberater, der für dieses Unternehmen die Finanz- und Lohnbuchhaltung erstellt.

Das Unternehmen selbst ist für die Beschreibung der Prozesse im kaufmännischen Bereich zuständig. Hier als Beispiel die Verarbeitung von elektronischen Ein- und Ausgangsrechnungen und deren Archivierung als Beispiel zu nennen. In Summe ist die Erstellung der Verfahrensdokumentation weniger das Problem, vielmehr ihre Pflege mit den Inhalten in der Historie und die Vorlage der zum Betriebsprüfungszeitraum aktuellen Verfahren.

Als Lösungsansatz kann ein im Unternehmen installiertes DMS oder eine Internetlösung wie z. B. www.gobd-data-online.de eingesetzt werden. Die Internetlösung bietet den Vorteil, dass über diese Plattform alle Beteiligten, die für die Pflege der Verfahrensdokumentation zuständig sind, ihren Anteil einpflegen können und damit zur Aktualität der Verfahrensdokumentation beitragen. GoBD Data Online kann dazu noch für die Prüfungszeiträume einen Bericht mit allen zu der Zeit aktiven Verfahren nebst Anlagen für den Betriebsprüfungszeitraum jederzeit genieren. Der Bericht entspricht der Musterverfahrensdokumentation der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.

Neufassung der GoBD am 11.07.2019 GoBD Data Online | 15.07.2019

Am 11. Juli 2019 hat die Finanzverwaltung eine umfassende Überarbeitung der “Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff vorgestellt.

Was ändert sich in Sachen GoBD 2019?

Durch die Korrektur der technischen Migration und das Zulassen des Mobilen Scannens stellt die GoBD 2019 neue Rechtssicherheit und Klarheit für die Unternehmenspraxis dar. Elektronisch erstellte geschäftliche Belege müssen nun unveränderbar digital aufbewahrt werden.

Die wichtigsten Neuerungen der “GoBD 2019” im Überblick:

  • Aufbewahrung von digitalisierten Papierdokumenten
  • Das Abfotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte (Mobiles Scannen) wird dem stationären Scanvorgang gleichgestellt
  • Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland
  • Der Verbleib von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig
  • Unter bestimmten Voraussetzung ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichend und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion
  • Cloud-Systeme werden explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen
  • Die Verfahrensdokumentation bedarf einer Änderungshistorie

Aufbewahrung von digitalisierten Papierdokumenten

Werden Papierbelege wie Rechungen oder andere Geschäftsdokumente mit Hilfe von Scannern digitalisiert und sicher archiviert, können die Papierdokumente im Anschluss vernichtet werden, wenn der Prozess der Digitalisierung (Beschreibung des Scanvorgangs) ausführlich in der Verfahrensdokumentation beschieben wurde.

Bildliche Erfassung durch mobile Geräte:

Die Digitalisierung von Belegen mit Scannern ist mittlerweise ein Standardprozess in allen Unternehmen geworden. Durch die bildliche Erfassung – beispielsweise mittels Smartphone – ist das Abfotografieren von Reisekostenbelegen ein ganz neues Anwendungsszenario. Dieses Vorgehen hat bisher bei vielen Unternehmen für Unsicherheit gesorgt, da dessen Rechtsgültigkeit bislang den GoBD auch nicht zweifelsfrei zu entnehmen war. Durch eine vorgenommene Formulierung in Randziffer 130 der Neufassung der GoBD 2019 kommt die Finanzverwaltung diesem Anliegen jetzt uneingeschränkt nach. Die Randziffer 130 klärt auf, dass eine Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scanstraßen erfolgen kann. Dadurch nehmen die Möglichkeiten zur Digitalisierung von Papierbelegen in der Praxis enorm zu.

Scannen im Ausland:

Die Randziffer 130 belegt auch, dass der bildlichen Erfassung von Papierbelegen mithilfe mobiler Geräte auch im Ausland nichts entgegensteht, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden. Davon betroffen sind zum Beispiel Belege, die im Rahmen einer Dienstreise im Ausland angefallen sind.

Der Verbleib von digitalisierten Papierbelegen ins Ausland:

Laut Randziffer 136 der Neufassung der GoBD 2019 wird es nicht beanstandet, wenn papierbasierte Ursprungsbelege im Rahmen einer bereits genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung verbracht und dort digitalisiert (bildlich erfasst) werden. Dies war bislang strittig und wird jetzt durch die Neufassung der GoBD 2019 legitimiert. Ob die anschließende Digitalisierung zulässig ist, war bislang umstritten.

Konvertierung von Belegen:

Die Randziffer 135 beschreibt die festgelegte Anforderung der GoBD, bei der Umwandlung (Konvertierung) von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten in einem unternehmenseigenen Format(Inhouse-Format). Die Belege müssen dabei verlustfrei konvertiert werden und das konvertierte Dokument über die Dauer der Aufbewahrung uneingeschränkt zur Verfügung gestellt sein. Ein empfohlenes Format ist dabei PDF.

Cloud-Systeme:

Cloud-Systeme werden durch die Randziffer 20 mit der Neufassung der GoBD 2019 in Datenverarbeitung mit einbezogen. Wenn sich die Cloud oder deren Anwendung im Ausland befindet, sind steuerrechtliche Besonderheiten immer zu beachten. Insbesondere gilt es die Notwendigkeit eines Antrags nach § 146 Abs. 2a AO zu beachten, soweit hierüber elektronische Bücher oder sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen im Ausland geführt oder aufbewahrt werden.

Die Verfahrensdokumentation benötigt eine Änderungshistorie:

Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (Randziffer 151). Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das beschriebene Verfahren in der Dokumentation dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht (Randziffer 154). Nach dieser Randziffer müssen auch Änderungen einer Verfahrensdokumentation versionisiert werden und historisch nachvollziehbar sein.

Randziffer 152:
Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z.B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

Quellen: Bundesfinanzministerium

Verfahrensdokumentation nach GoBD GoBD Data Online | 17.09.2016

Seit Januar 2015 hat die Finanzverwaltung mit dem aktuellen Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eine Verschärfung der allgemeinen Buchführungsregeln eingeleitet. Hiervon betroffen sind alle Unternehmen, unabhängig von der Unternehmensgröße. Dieses Schreiben des Bundesfinanzministeriums (14.11.2014, BStBl I 2014, S. 1450) ist bereits seit Anfang 2015 in Kraft.

Ein sehr relevanter Punkt der geltenden GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Diese Pflicht ist nicht neu, die abgelösten GDPDU seit 2002 hatten diesen Punkt auch bereits erläutert. Alle steuerpflichtigen Unternehmen müssen in der Verfahrensdokumentation genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Was muss in der Verfahrensdokumentation abgebildet sein?

Die Dokumentation muss alle it-gestützten kaufmännischen Prozesse beinhalten, die steuerlich relevante Daten erstellen. Nicht nur die Erstellung dieser Daten soll dokumentiert werden, sondern auch deren Schutz gegen Verlust und Verfälschung. Die Versionisierung ist auch hier zu beachten. Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gilt grundsätzlich, unabhängig von der Größe oder Komplexität des Unternehmens. Problematisch bei der Führung der Verfahrensdokumentation ist, das verschiedene Dienstleister Ihre Dienstleistungen mit den entsprechenden Daten einpflegen müssen. Dazu gehören unter anderen IT-Dienstleister, Cloud Anbieter, Steuerberater usw..

Was sind notwendige Bestandteile der Verfahrensdokumentation?

  • Handbücher der eingesetzten Soft- und Hardware
  • Testate
  • Softwareupdates
  • Hardwaretausch
  • Schnittstellen
  • Arbeitsanweisungen

Darüber hinaus gibt es noch Einiges mehr. Diese Dokumente müssen vorgehalten und die Gültigkeit dokumentiert werden.

Zeitraum der Verfahrensdokumentation

Das Führen der Verfahrensdokumentation ist von der Gründung bis hin zur Liquidation der Firma notwendig. Es ist sehr schwer, die Änderungen während der Laufzeit der Verfahrensdokumentation in Papierform vorzuhalten und im Betriebsprüfungsfall für einen Zeitraum in der Vergangenheit dem Betriebsprüfer vorzulegen.

Bestandteile der Verfahrensdokumentation sind z. B. Handbücher der eingesetzten Soft- und Hardware, Testate, Softwareupdates, Hardwaretausch, Schnittstellen, Arbeitsanweisungen usw..

Diese Dokumente müssen vorgehalten und die Gültigkeit dokumentiert werden. Das Problem bei der Pflege dieser Dokumentation ist, das verschiedenen Dienstleister (Steuerberater, IT-Dienstleister, Cloud-Anbieter, Software Lieferanten usw.), die Verfahrensdokumentation mit der Dokumentation Ihrer durchgeführten Tätigkeiten pflegen müssen.

Erstellung der Verfahrensdokumentation

Eine gültige Verfahrensdokumentation kann schriftlich erstellt und bei Änderungen neu verfasst, bzw. ergänzt werden. Hierbei sollte ein Grundwissen über die gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile der Verfahrensdokumentation vorhanden sein.

Mit unserer Internet basierenden Software GoBD Data Online können Sie Ihre Verfahrensdokumentation ganz einfach online erstellen. Ein Assistent führt Sie von der Eingabe der Adresss- und Kontaktdaten bis hin zur fertig erstellten Verfahrensdokumentation. Zahlreiche vorgefertigte Ausfüllhilfen, sowie ein umfassendes Hilfesystem unterstützen Sie bei der Fertigstellung.

Wenn Sie Ihre Verfahrensdokumentation online erstellen möchten, erfahren Sie hier mehr über die Software und die Buchung Ihres Accounts:
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