Was ist die GoBD?

Seit Januar 2015 hat die Finanzverwaltung mit dem aktuellen Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eine Verschärfung der allgemeinen Buchführungsregeln eingeleitet. Hiervon betroffen sind alle Unternehmen, unabhängig von der Unternehmensgröße.

Ein sehr relevanter Punkt der geltenden GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Diese Pflicht ist nicht neu, die abgelösten GDPDU seit 2002 hatten diesen Punkt auch bereits erläutert. Alle steuerpflichtigen Unternehmen müssen in der Verfahrensdokumentation genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Was muss in der Verfahrensdokumentation abgebildet sein?

Die Dokumentation muss alle it-gestützten kaufmännischen Prozesse beinhalten, die steuerlich relevante Daten erstellen. Nicht nur die Erstellung dieser Daten soll dokumentiert werden, sondern auch deren Schutz gegen Verlust und Verfälschung. Die Versionisierung ist auch hier zu beachten. Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gilt grundsätzlich, unabhängig von der Größe oder Komplexität des Unternehmens. Problematisch bei der Führung der Verfahrensdokumentation ist, das verschiedene Dienstleister Ihre Dienstleistungen mit den entsprechenden Daten einpflegen müssen. Dazu gehören unter anderen IT-Dienstleister, Cloud Anbieter, Steuerberater usw..

Zeitraum der Verfahrensdokumentation

Das Führen der Verfahrensdokumentation ist von der Gründung bis hin zur Liquidation der Firma notwendig. Es ist sehr schwer, die Änderungen während der Laufzeit der Verfahrensdokumentation in Papierform vorzuhalten und im Betriebsprüfungsfall für einen Zeitraum in der Vergangenheit dem Betriebsprüfer vorzulegen.

Bestandteile der Verfahrensdokumentation sind z. B. Handbücher der eingesetzten Soft- und Hardware, Testate, Softwareupdates, Hardwaretausch, Schnittstellen, Arbeitsanweisungen usw..

Diese Dokumente müssen vorgehalten und die Gültigkeit dokumentiert werden. Das Problem bei der Pflege dieser Dokumentation ist, das verschiedenen Dienstleister (Steuerberater, IT-Dienstleister, Cloud-Anbieter, Software Lieferanten usw.), die Verfahrensdokumentation mit der Dokumentation Ihrer durchgeführten Tätigkeiten pflegen müssen.

Analyse vor der Erstellung

Voraussetzung für die Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation ist die Analyse der bestehenden Prozesse und Unterlagen im Unternehmen.

Zu diesem Zweck haben wir in Zusammenarbeit mit der Firma AuReTo eine Prüfungssoftware entwickelt. Diese Prüfungssoftware beinhaltet Fragenkataloge zur Kasse, Warenwirtschaft, Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie zum Datenschutz.

Aus dem Audit entsteht ein Maßnahmen Katalog für die Verfahrensdokumentation und ist auch die erste Version der Verfahrensdokumentation. Diese Ist-Analyse ist in den seltensten Fällen vollständig und bedarf zur Vervollständigung weiterer Dokumente. 

Erstellung mit GoBD Data System

Mit unserer internetbasierenden Software "GoBD Data System" haben Sie einen Assistenten der Sie von der Registrierung an durch die Software begleitet und Sie bei der Auswahl der GoBD relevanten Prozesse und deren Inhalte unterstützt. Der Assistent hilft Ihnen im Nachgang die Informationen zur Verfahrensdokumentation einzupflegen und durch entsprechende Anlagen, wie z. B. Programmbeschreibungen, Datenblätter der Hardware, Beschreibungen von Prozessen usw. zu vervollständigen.

GoBD Data System Dashboard mit Assistent GoBD Ausfüllhilfen zur Verfahrensdokumentation 

Durch die eingesetzte Cloud-Technologie ist es möglich, dass die beteiligten Dienstleister ihre Tätigkeiten einpflegen können. Der Steuerberater kann dort jederzeit den aktuellen Stand der Umsetzung überprüfen.

Sie können abschließend eine Dokumentation der Verfahrensdokumentation für jeden Zeitraum erzeugen. Es wird eine Dokumentation angelehnt an die Musterverfahrensdokumentation der "Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV)" ergänzt um die eingepflegten Informationen Ihres Unternehmens nebst Anlagen für den Exportzeitraum in PDF Format ausgegeben. Diese Dateien können Sie Ihrem Steuerberater bzw. dem Betriebsprüfer zur Verfügung stellen.

Unser Service für Sie

Wir unterstützen Sie durch folgende Dienstleistungen:

Ergänzende Dienstleistungen

Features von GoBD Data System

Direkt loslegen

GoBD Data System ist eine internet basierende Softwarelösung und muss daher nicht erst installiert werden.

Auch die Aktualisierung des Systems wird automatisch erledigt und findet zu Zeiten statt, an denen niemand im System arbeitet.

Zugriff von überall

Sie können im Büro, von Zuhause aus und auch unterwegs auf GoBD Data System zugreifen.

Alles was Sie benötigen ist ein PC oder Tablet mit aktuellem Browser wie Microsoft Edge, Chrome oder Firefox und einem aktiven Internetzugriff.

Einfache Bedienung

Die Software ist leicht verständlich strukturiert, einfach aufgebaut und bietet ein umfangreiches Hilfesystem zur Bedinung.

Weiter finden Sie im System eine Vielzahl von Beispielen und Ausfüllhilfen.

Alles im Blick

Über das Dashboard haben Sie immer den aktuellen Bearbeitungsstand Ihrer Verfahrensdokumentation, sowie den aktuellen Speicherplatz im Blick. Der interne Assistent begleitet Sie vom Setup bis hin zur fertigen Verfahrensdokumentation.

Individuelle Zugriffsrechte

Sie bestimmen, welcher Ihrer angelegten Benutzer Zugriff auf Rubriken und Bereiche, sowie Rechte zum Lesen, Schreiben oder Löschen der Datensätze erhält. So können Sie Steuerberater und IT-Dienstleister beim Ausfüllen unterstützen.

Sichere Datenarchivierung

Mit einem Serverstandort in einem Hochleistungsrechenzentrum innerhalb von Deutschland, welches den höchsten Sicherheitsmaßnahmen in der EU unterliegt, sowie verschlüsselten Datenbanken und Dateien sind Ihre Daten dauerhaft sicher untergebracht.

Seminare und Schulungen

Wir bieten regelmäßig regionale Informationsveranstaltungen zum Thema Verfahrensdokumentation. Wenn Termine zu Veranstaltungen vorhanden sind, finden Sie diese immer hier.

Infonachmittag für Steuerberater in Wiehl

Zeitraum:
Am: 05.02.2019

Begin: 13.00Uhr

Ende: 17.30Uhr
Veranstaltungssort:
Waldhotel Tropfsteinhöhle
Pfaffenberg 1
51674 Wiehl

Teilnehmer:
Max. 100

Infonachmittag für Steuerberater in Hennef

Zeitraum:
Am: 06.02.2019

Begin: 13.00Uhr

Ende: 17.30Uhr
Veranstaltungssort:
Europark Hotel GmbH
Reutherstrasse 1a-c
53773 Hennef

Teilnehmer:
Max. 100

Infoveranstaltung anfragen

Sie können auch Seminare für Ihre Region über das Formular anfragen. Wir nutzen Ihre Eingaben nur zur Kontaktaufnahme.

Ich bin mit der Erhebung und Verwendung meiner Eingaben einverstanden (weitere Informationen siehe Datenschutz). * - Felder sind Pflichtfelder.

Sicherheitsabfrage

Preise und Bestellung

Sie haben hier die Möglichkeit Ihren passenden GoBD Account zu buchen. Möchten Sie die Verfahrensdokumentation einmalig erstellen, wählen Sie das Paket "GoBD Data System light", möchten Sie den Funktionsumfang von GoBD Data System dauerhaft nutzen, wählen Sie das Paket "GoBD Data System".

Für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und IT- Unternehmen bieten wir preiswerte Reseller - Pakete an, über die Sie die gebuchten Accounts selber anlegen, verwalten und betreuen können. Möchten Sie unser Paket "GoBD Data Reseller" nutzen, nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.

Wählen Sie jetzt Ihr Paket:

GoBD Data System light

Funktionsumfang:

  • Anzahl von Benutzern 1
  • Berechtigungskonzept Nein
  • Speicherung der Daten 1 Jahr
  • Verlängerung jeweils um 1 Jahr
  • Upload von Dokumenten Ja
  • Erstellung eigener Dokumente Ja
  • Export der Dokumente Nein
  • Bericht zur Verfahrensdokumentation Ja
  • Erstellung eigene Berichtstexte Nein
  • Individuelles Design Nein


450,- Euro* im ersten Jahr

Jedes weitere Jahr: 350,- Euro*

 

GoBD Data System

Funktionsumfang:

  • Anzahl von Benutzern unlimitiert
  • Berechtigungskonzept Ja
  • Speicherung der Daten gesamte Laufzeit
  • Verlängerung jeweils um 1 Jahr
  • Upload von Dokumenten Ja
  • Erstellung eigener Dokumente Ja
  • Export der Dokumente Ja
  • Bericht zur Verfahrensdokumentation Ja
  • Erstellung eigener Berichtstexte Ja
  • Individuelles Design Nein


70,- Euro/Mon.* pro Unternehmen

Benötigen Sie mehrere Lizenzen nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

GoBD Data Reseller

Funktionsumfang:

Das Kontingent an Accounts wird bei der Bestellung festgelegt und kann über den Reseller - Account erweitert werden.

Der Funktionsumfang aller Accounts ist identisch mit dem Paket "GoBD Data System".

Zusätzliche Features:

Individuelles Design der Benutzeroberfläche

Berichte mit eigenem Logo und Kontaktdaten

Adminstration der Accounts

Bearbeitung der Verfahrensdokumentationen

Zentrale Bereitstellung von Dateien

 

Zusatzleistungen zur Verfahrensdokumentation

  • Beratung, Erstellung und Unterstützung der Verfahrensdokumentation vor Ort Stundensatz 120,00 Euro*, Tagessatz 960,00 Euro*, zzgl. Spesen
  • Individualisierung des Portals (CI)Nach Aufwand zum Stundensatz von 120,00 Euro*
  • Referententätigkeit960,00 Euro* zzgl. Spesen
  • Schulung Erstellung Verfahrensdokumentation2 Tage pro Tag 800,00 Euro*


* - Alle Preise verstehen sich netto und sind zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer von derzeit 19 Prozent.

Kontakt und Support

Für weitere Informationen zur Software können Sie uns gerne kontaktieren.

Rufen Sie unsere Hotline unter 0900-1997788 an, schicken Sie uns eine E-Mail an info@gobd-data-online.de oder nutzen Sie das Kontaktformular.

Anschrift

GOBD Data Online GbR.
Andre Jungjohann,
Jennifer Poschmann,
Dennis Poschmann
Kölner Strasse 25
51580 Reichshof

Kontaktformular

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